Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości(Tekst jednolity – Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm. – dalej jako u.o.r.) ustawa ta określa zasady rachunkowości, tryb badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego(art. 2 ust. 1 pkt 1 u.o.r.).
Zwrot „innych osób prawnych” ma w pełni zastosowanie do ochotniczych straży pożarnych. Bowiem zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej(Tekst jednolity – Dz. U. z 2009 r., Nr 178, poz. 1380 z późn. zm. – dalej jako u.ppoż.) ochotnicza straż pożarna funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach(Tekst jednolity – Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.). Ochotnicze straże pożarne są więc osobami prawnymi rejestrowanymi w Krajowym Rejestrze Sądowym, które działają poprzez swoje organy: walne zebranie członków, zarząd i komisję rewizyjną. W związku z powyższym przepisy ustawy o rachunkowości stosuje się do ochotniczych straży pożarnych, jako innych osób prawnych o których mówi powyższa regulacja.
OSP może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku polegającego na stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiających sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy(art. 4 ust. 4 u.o.r.).
Z początkiem wrześnie 2014 r. weszła w życie istotna nowelizacja ustawy o rachunkowości tj. ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zmianie ustawy o rachunkowości(Dz. U. z 2014 r., poz. 1100). Na skutek tej nowelizacji uchylone zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej(Dz. U. z 2001 r., nr 137, poz. 1539 z poźn. zm.), które przewidywało uproszczone zasady rachunkowości dla OSP nieprowadzących działalności gospodarczej. Postanowienia tego rozporządzenia zostały przeniesione do ustawy o rachunkowości. Na skutek nowelizacji, stowarzyszenia czyli OSP, które nie prowadzą działalności gospodarczej zostały uznane za jednostki mikro i mogą stosować uproszczoną rachunkowość.
Dotacje dla OSP mogą być udzielane przede wszystkim na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(tekst jednolity – Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z poźn. zm.), ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie(tekst jednolity – Dz. U. z 2014 r., poz. 1118 z późn. zm.) i ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej(Tekst jednolity – Dz. U. z 2009 r., Nr 178, poz. 1380 z późn. zm.). Jednostki samorządu terytorialnego udzielających tych dotacji OSP zawierają z nimi umowy dotacyjne. Zgodnie z ramowym wzorem umowy określonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania(Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25), które jest rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zleceniobiorca(czyli OSP) jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego na realizację którego udzielana jest dotacja, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Obowiązek ten dotyczy zarówno OSP prowadzących działalność gospodarczą i pełną rachunkowość jak i tych OSP które nie prowadzą działalności gospodarczej i jako jednostki mikro prowadzą rachunkowość uproszczoną. Standard wyodrębniania w rachunkowości OSP, operacji związanych z udzieleniem dotacji, dotyczy także umów dotacyjnych zawieranych na podstawie ustawy o finansach publicznych jak i ustawy o ochronie przeciwpożarowej.
W związku z powyższym OSP nie musi prowadzić pełnej księgowości aby otrzymać dotacje od gminy, ale kiedy ją otrzyma ta ma obowiązek wyodrębniania w swojej rachunkowości operacji związanych z udzieleniem tej dotacji dotyczy.
