Zgodnie z art. 18 ust. 2 pkt 13 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym(tekst jednolity – Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm. – dalej jako u.s.g.) do wyłącznej właściwości rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawach herbu gminy, nazw ulic i placów będących drogami publicznymi lub nazw dróg wewnętrznych w rozumieniu ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jednolity - Dz. U. z 2015 r. poz. 460), a także wznoszenia pomników.
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia procedury nadania ulicy imienia powinno być skierowanie wniosku z uzasadnieniem np. przez zarząd OSP do przewodniczącego rady gminy.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 – 3 u.s.g. rada gminy ze swojego grona może powoływać stałe i doraźne komisje do określonych zadań, ustalając przedmiot działania oraz skład osobowy. Komisje podlegają radzie gminy, przedkładają jej plan pracy oraz sprawozdania z działalności. W związku z tym przewodniczący rady gminy skieruje sprawę nadania imienia ulicy do właściwej komisji.
W orzecznictwie powstał spór na temat konieczności przeprowadzenia konsultacji społecznych w procedurze ustanowienia nazwy ulicy. W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 14 sierpnia 2009 r., II SA/Ol 176/09 uznano, że: „Ustawodawca nie zobligował organu gminy do zasięgania opinii mieszkańców w tym przedmiocie. Wynik ewentualnych konsultacji społecznych nie wiązałby więc rady gminy. Zatem, także kwestia przeprowadzenia (zaniechania przeprowadzenia) takich konsultacji z mieszkańcami wsi nie ma wpływu na ocenę legalności zaskarżonego aktu. Nawet podjęcie uchwały w sprawie nadania nazw drogom publicznym bez konsultacji jej treści z mieszkańcami, nie stanowiłoby naruszenia prawa, skoro żaden przepis prawa nie zobowiązuje do ich przeprowadzenia”. Jednak w innym z orzeczeń, które wydaje się być trafniejsze i zasługujące na uwzględnienie wskazano, że: „Zasadne jest stanowisko wskazujące na potrzebę konsultacji społecznych i rozważenia argumentacji przedstawianej przez mieszkańców danej społeczności lokalnej. Konieczne jest także wzięcie pod uwagę kosztów jakie poniosą mieszkańcy w związku ze zmianą nazwy ulicy”(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 marca 2013 r., II SA/Wa 2129/12). Stanowisko to nawiązuje do Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 maja 2012 r., II OSK 631/12.
Zgodnie z art. 5a ust. 1-2 u.s.g. w wypadkach przewidzianych ustawą oraz w innych sprawach ważnych dla gminy mogą być przeprowadzane na jej terytorium konsultacje z mieszkańcami gminy. Zasady i tryb przeprowadzania konsultacji z mieszkańcami gminy określa uchwała rady gminy. Konsultacje nie mają charakteru wiążącego dla organu gminy. Nie kreują one żadnego prawa. Organ powinien jednak uzasadnić dlaczego podejmuje decyzję wbrew wynikowi konsultacji. Brak takiego uzasadnienia może być traktowany jako naruszenie prawa(por. Z. Niewidomski, Komentarz do art. 5a, w: Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, red. R. Hauser, Z. Niewiadomski, Warszawa 2011, s. 67; M. Augustyniak, Komentarz do art. 5a, w: Ustawa o samorządzie gminnym. Komentarz, red. B. Dolnicki, Lex 2010).
Zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 1 u.sam.gm do zadań wójta należy w szczególności przygotowywanie projektów uchwał rady gminy. W związku z tym projekt uchwały rady gminy(miasta) w sprawie nazwy ulicy przygotowuje wójt(burmistrz, prezydent miasta). Projekt uchwały powinien być zgodny z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”(Dz. U. z 2002 r., Nr 100, poz. 908)
Rada gminy obraduje na sesjach zwoływanych przez przewodniczącego w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. Do zawiadomienia o zwołaniu sesji dołącza się porządek obrad wraz z projektami uchwał(art. 20 ust. 1 u.s.g.). Projekt uchwały w sprawie nazwy powinien być załączony do porządku obrad i wniesiony na sesje rady gminy.
Uchwały rady gminy zapadają zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy ustawowego składu rady, w głosowaniu jawnym, chyba że ustawa stanowi inaczej(art. 14 u.s.g.).
Wójt obowiązany jest do przedłożenia wojewodzie uchwały rady gminy w sprawie nazwy ulicy w ciągu 7 dni od dnia ich podjęcia(art. 90 ust. 1 u.s.g.). Uchwała w sprawie nazwy ulicy sprzeczna z prawem jest nieważna. O nieważności uchwały w całości lub w części orzeka wojewoda w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia doręczenia uchwały lub zarządzenia(art. 91 ust. 1 u.s.g.).
„Uchwała rady gminy o nadaniu nazwy ulicy jest aktem prawa miejscowego”(Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 czerwca 2011 r., II OSK 633/11). „Uchwała o nadaniu nazwy konkretnej ulicy ma nieograniczony krąg adresatów, jest zatem uchwałą o charakterze generalnym. Adresatami tymi są wszyscy, którzy muszą posługiwać się tą nazwą i zmieniać (co często związane jest z obowiązkiem poniesienia stosownych opłat) adres zamieszkania, miejsce prowadzenia działalności gospodarczej czy też miejsce położenia nieruchomości w dokumentach, rejestrach i ewidencjach urzędowych. Konieczność aktualizowania adresu jest niekiedy objęta także systemem sankcji administracyjnych. Nazwa ulicy jest tym samym także elementem realizacji praw i obowiązków publicznych, a takie prawa i obowiązki muszą mieć podstawę normatywną powszechnie obowiązującą”(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 21 marca 2013 r., II SA/Wa 2129/12). Uchwała w sprawie ulicy podlega więc ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym.
Ogłoszenie uchwały w sprawie nazwy ulicy dokonuje się zgodnie z ustawą z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych(Tekst jednolity – Dz. U. z 2011 r., 197, poz. 1172 z późn. zm. – dalej jako u.o.a.n.)
Po upłynięciu okresu vacatio legis uchwała wchodzi w życie i staje się prawem obowiązującym. Przy obliczaniu terminu wejścia w życie aktu normatywnego określonego w dniach nie uwzględnia się dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przypadków, gdy akt normatywny wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. Terminy wejścia w życie aktu normatywnego określone w tygodniach, miesiącach lub latach kończą się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada dniu ogłoszenia, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było - w ostatnim dniu tego miesiąca(art. 6 u.o.a.n.).
„Prawidłowa pod względem prawnym uchwała musi bowiem spełniać niezbędne wymagania zarówno w aspekcie materialnym jak i formalnym. Oznacza to, że treść uchwały musi być zgodna z przepisami prawa, a ponadto tryb podjęcia uchwały musi odpowiadać określonym procedurom”(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z dnia 3 grudnia 2009 r., II SA/Op 380/09). „Niezachowanie względem uchwały wymagań przewidzianych w Konstytucji (art. 88 ust. 1), w ustawie o ogłaszaniu aktów normatywnych (art. 2 ust. 1, art. 3, art. 4 ust. 1 i art. 13 pkt 2) i w ustawie z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (art. 42) narusza przywołane regulacje, co musiało prowadzić do stwierdzenia nieważności uchwały nie poddanej właściwemu procesowi promulgacji”(Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 4 marca 2009 r.,IV SA/Wr 33/09).
