Ekwiwalent przysługuje każdemu strażakowi ochotnikowi, bez względu na to czy pozostaje w stosunku pracy, za które otrzymuje wynagrodzenie(wyrok NSA z 21 stycznia 2010 r., I OSK 1298/09).

Ekwiwalent należy uznać za prawo osobiste tzn., że przysługuje ono członkowi ochotniczej straży pożarnej jako osobie fizycznej, indywidualnemu podmiotowi prawa. Nie należy się on natomiast ochotniczej straży pożarnej jako całości, jako stowarzyszeniu. Władze danej ochotniczej straży pożarnej, do której należy strażak ochotnik, któremu należy się ekwiwalent, potwierdzają jedynie udział w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym.

Ekwiwalent należy uznać za publiczne prawo podmiotowe. Zgodnie z doktryną prawa, publiczne prawo podmiotowe to korzyść, która należy się określonej jednostce i może być przez nią skutecznie realizowana, co poręczone jest przez porządek prawny i oparta jest na prawie publicznym. Zachowanie się danej osoby, której przysługuje publiczne prawo podmiotowe, powoduje powstanie po stronie władzy obowiązku określonego zachowania się (zob. M. Stahl, w: Prawo administracyjne. Pojęcia, instytucje, zasady w teorii i orzecznictwie, (red.) Z. Duniewska i in., Warszawa 2004, s. 64; Prawo administracyjne, (red.) M. Wierzbowski, Warszawa 2010, s. 128-129). Ekwiwalent jest z pewnością korzyścią majątkową, która może być realizowana albo na mocy ustawy o ochronie przeciwpożarowej albo na drodze postępowania sądowo-administracyjnego lub sądowo-cywilnego i wynika z prawa administracyjnego. Przedstawienie przez członka OSP udokumentowanego udziału w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym nakłada na organy gminy obowiązek podjęcia uchwały o wysokości ekwiwalentu oraz obowiązek jego wypłaty.

W nauce prawa administracyjnego uznaje się, że podmiot, któremu przysługuje publiczne prawo podmiotowe nie może nim dysponować oraz, że jest ono niezbywalne, że nie można się go zrzec, ale dopuszczalna jest rezygnacja z korzystania z niego(A. Wróbel, w: System Prawa Administracyjnego, t. 1, Instytucje prawa administracyjnego, (red.) R. Hauser, Z. Niewiadomski, A. Wróbel, Warszawa 2010, s. 336-337; E. Oklińska, w: Prawo administracyjne, (red.) B. Orlik, A. Puczko, Warszawa 2011, s. 32;  M. Stahl, w: Prawo administracyjne. Pojęcia, instytucje, zasady w teorii i orzecznictwie, (red.) Z. Duniewska i in., Warszawa 2004, s. 65). W związku z powyższym niedopuszczalne jest zrzeczenie się ekwiwalentu. Organy oraz urzędnicy gminy nie mają prawa oczekiwać od strażaków ochotników zrzeczenia się prawa do ekwiwalentu. Nie mają prawa domagać się jakichkolwiek dokumentów potwierdzających zrzeczenie się ekwiwalentu, niezależnie czy miałaby to być uchwała władza OSP czy indywidualnie podpisane oświadczenie strażaka ochotnika o zrzeczeniu się ekwiwalentu. Dopuszczalne jest natomiast zrezygnowanie przez strażaków OSP z korzystania z ekwiwalentu. Rezygnacja ta polega na tym, że nie przedstawiają urzędnikom gminy dokumentów potwierdzających udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym. Urzędnik gminy nie ma prawa żądać jakichkolwiek dokumentów potwierdzających rezygnację z korzystania z ekwiwalentu, niezależnie czy miałaby to być uchwała władza OSP czy indywidualnie podpisane oświadczenie strażaka ochotnika o rezygnacji z korzystania z ekwiwalentu. Ponieważ ekwiwalent jest prawem osobistym, to rezygnacja z korzystania z ekwiwalentu jest osobistą, indywidualną decyzją członka OSP. Rezygnacja władz OSP z korzystania z ekwiwalentu nie oznacza rezygnacji szeregowych członków OSP, podobnie jak rezygnacja większość nie oznacza rezygnacji wszystkich.

Mając na uwadze zróżnicowaną praktykę co do wypłacania ekwiwalentu w różnych gminach w Polsce, za niezgodne z prawem należy uznać takie postępowanie organów i urzędników gminy, które uzależnia finansowanie działalności ochotniczych straży pożarnych(np. zakup samochodu, sprzętu pożarniczego, dofinansowanie budowy) od zrzeczenia się ekwiwalentu przez członków ochotniczych straży pożarnych. Niezgodne z prawem jest także wypłacenie ekwiwalentu należnego strażakom ochotnikom na poczet działania OSP, np. zakup samochodu itp. Dopuszczalne jest natomiast aby strażak ochotnik otrzymał ekwiwalent od gminy i samodzielnie przekazał go skarbnikowi danej jednostki OSP.

Ustawa o ochronie przeciwpożarowej nie reguluje kwestii formy zaświadczenia o udziale w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym. Mamy więc do czynienia w tym w przypadku z luką o charakterze technicznym. Zgodnie z zasadami wykładni prawa lukę techniczną należy uzupełnić w drodze analogii z prawa lub analogii z ogólnych zasad prawa. W ustawie o ochronie przeciwpożarowej nie mamy do czynienia z analogicznymi przepisami do przepisów o ekwiwalencie. Należy więc dokonać wykładni w oparciu o analogię z ogólnych zasad prawa, w tym przypadku z zasad prawa administracyjnego.

Właściwe jest odwołanie się w tym przypadku do zasady sprawności działań administracji (zasada efektywności). Działanie sprawne to działanie skuteczne, korzystne i ekonomiczne. Dodatkowe kryteria działania sprawnego to: szybkość, prostota, niezawodność oraz dokładność(zob. E. Olejniczak-Szałowska, w: Prawo administracyjne. Pojęcia, instytucje, zasady w teorii i orzecznictwie, (red.) Z. Duniewska i in., Warszawa 2004, s. 149-150). Odwołać się także należy do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 23 września 1982 r., II SA 1032/02, ONSA 1982, nr 2, poz. 91, w którym NSA podkreślił, że wątpliwości w interpretacji przepisów niejasnych, dyskusyjnych należy rozstrzygać na korzyść obywatela, jeżeli nie stoi temu na przeszkodzie ważny interes społeczny, tylko bowiem takie postępowanie może pogłębiać zaufanie obywateli do organów państwa.

Uwzględniając powyższe należy uznać, że forma zaświadczenia o udziale w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym zależna będzie od tego czy dana jednostka OSP jest, czy nie jest podmiotem Krajowego Sytemu Ratowniczo-Gaśniczego.

Jeżeli jednostka OSP nie jest podmiotem KSRG to udział w działaniach ratowniczych czy szkoleniu pożarniczym potwierdza na piśmie osoba z  danej OSP. To czy będzie to Prezes, Naczelnik czy inna osoba wydelegowana przez władze należy pozostawić w gestii danej OSP. Zestawienie godzinowe powinno obejmować: imienny wykaz osób uprawnionych do ekwiwalentu, liczbę godzin za które przysługuje ekwiwalent poszczególnym osobom uprawnionym, datę i miejsce udziału w działaniach ratowniczych. Osoba potwierdzająca swoim podpisem udział innych osób w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym musi pamiętać o odpowiedzialności karnej z tytuł art. art. 271 § 1 Kodeksu karnego według którego:  funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5; § 2. W wypadku mniejszej wagi, sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności; § 3. Jeżeli sprawca dopuszcza się czynu określonego w § 1 w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. Osoba sporządzająca zestawienie osób uprawnionych do ekwiwalentu, może ale nie musi zażądać indywidualnych podpisów członków OSP potwierdzających ich udział w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym w podawanych przez nich wymiarze godzin.

Jeżeli jednostka OSP jest podmiotem KSRG to udział w działaniach ratowniczych czy szkoleniu pożarniczym potwierdza na piśmie osoba z  danej OSP. To czy będzie to Prezes, Naczelnik czy inna osoba wydelegowana przez władze należy pozostawić w gestii danej OSP. Zestawienie godzin sporządza się tak samo jak w przypadku jednostek OSP nie należących do KSRG. Urzędnik gminy może, ale nie musi zażądać potwierdzenia takiego zestawienia przez Komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej.

Na mocy § 31 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego(Dz. U. z 2011 r., Nr 46, poz. 239) podmioty KSRG prowadzą ewidencję zdarzeń podczas których prowadziły działania ratownicze. Natomiast zgodnie z § 32 tegoż rozporządzenia Komendanci Państwowej Straży Pożarnej prowadzą i przechowują dokumentację działań ratowniczych. Na mocy tych przepisów Komendanci powiatowi PSP mają obowiązek potwierdzić udział jednostki OSP w działaniu ratowniczym, jeżeli zażąda tego urzędnik gminy w związku z rozliczeniem ekwiwalentu.

Uchwały OSP nie wiążą prawnie organów administracji państwowej, w tym samorządowej. Stanowią one prawo wewnętrzne OSP. Zgodnie z zasadą legalności wyrażoną expressis verbis w art. 7 Konstytucji Rzeczpospolitej organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. A zgodnie z art. 87 Konstytucji źródłami prawa są: Konstytucja, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe rozporządzenia oraz akty prawa miejscowego stanowione przez organy samorządu terytorialnego oraz terenowe organy administracji rządowej.