Obecnie ustawa o ochronie przeciwpożarowej wprost określa, że ekwiwalent musi być ustalony w drodze uchwały przez radę gminy. Obowiązek wydania uchwały został wprowadzony ustawą o zmianie ustawy o ochronie przeciwpożarowej oraz niektórych innych ustaw z dnia 25 lipca 2008 r.(Dz. U. z 2008 r., Nr 163, poz. 1015). Wcześniej obowiązek taki nie był wyrażony przez przepisy co powodowało rozbieżność stanowisk w tym zakresie i było przedmiotem rozważań sądu(wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 lipca 2006 r., I OSK 614/06, Lex nr 244401 – zob. D.P. Kała, Ekwiwalent pieniężny dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych. Orzecznictwo, wzory pism, tablice, Zielonka 2013, s. 40).

Wydanie uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu ma doniosłe znaczenie prawne. O ile ustawa o ochronie przeciwpożarowej gwarantuje, że za udział w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym należy się wypłata ekwiwalentu z budżetu gminy, to jednak bez uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu nie można dokonać jego wypłaty. Ustawa ppoż. nie określa bowiem stawki ekwiwalentu, która jest konieczna dla określenia kwoty należnego ekwiwalentu. Zgodnie z słuszną i utrwaloną linią orzeczniczą sądów: „Uchwała podjęta na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej ma swoją podstawę w przepisie ustawy o ochronie przeciwpożarowej, jej wydanie jest obowiązkowe (…). Zawarta w uchwale norma nakłada obowiązek na gminę (z której budżetu ekwiwalent jest wypłacany) i stwarza uprawnienie po stronie wypełniających dyspozycję art. 28 ust. 1 ustawy (prawo do otrzymania ekwiwalentu). Stanowi ona dla członków OSP podstawę do występowania z roszczeniem do gminy o wypłatę ekwiwalentu pieniężnego”(zob. m.in. Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 4 marca 2009 r., IV SA/Wr 33/09, opubl. Legalis; Wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 16 września 2009 r., IV SA/Wr 93/09, Lex nr 569906).

Nie uchwalenie przez radę gminy uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu stanowi zaniechanie legislacyjne i może być podstawą odpowiedzialności odszkodowawczej gminy na podstawie Kodeksu cywilnego.

Jednym z najważniejszych elementów w procedurze wydania uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu jest jej ogłoszenie w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Okoliczność ta, choć sporna  w rozstrzygnięciach nadzorczych wojewodów, jest już rozstrzygnięta przez jednolitą linię orzeczniczą sądów administracyjnych.

Z jednej bowiem strony pojawiały się rozstrzygnięcia nadzorcze wojewodów w świetle których uznawano, że „Uchwała w sprawie ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego dla członków Ochotniczej Straży Pożarnej uczestniczących w działaniach ratowniczych lub szkoleniu pożarniczym organizowanym przez Państwową Straż Pożarną lub Gminę nie jest aktem prawa miejscowego i nie podlega publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym”(Wojewoda Świętokrzyski w rozstrzygnięciu nadzorczym z dnia 22 grudnia 2008 r., (NK.I-0911/157/08, Lex nr 492738); „Uchwała w sprawie przyznania ekwiwalentu pieniężnego członkom ochotniczych straży pożarnych za uczestnictwo w działaniu ratowniczym lub szkoleniu pożarniczym dotyczy jednorazowej sytuacji, tj. ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego, i nie nabiera cech generalności i abstrakcyjności przypisanych aktom prawa miejscowego podlegającym publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym(…). Ponadto należy zauważyć, iż z samego tylko faktu podjęcia uchwały przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie można wywodzić, że mamy do czynienia z aktem prawa miejscowego”(Rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody podlaskiego z dnia 15 grudnia 2008 r., - NK.II.JS.0911-189/08, LEX nr 492700).

Z drugiej strony w rozstrzygnięciach nadzorczych wojewodów uznawano, że uchwała w sprawie wysokości ekwiwalentu jest aktem prawa miejscowego, nie jest aktem kierownictwa wewnętrznego oraz jej publikacja w dzienniku urzędowym jest obowiązkowa(Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody dolnośląskiego z dnia 24 listopada 2008 r. - NK.II.0911-7/619/08, LEX nr 492675; Wojewoda małopolski w rozstrzygnięciu nadzorczym z dnia 31 marca 2009 r.(PN.II.0911-76-09, Lex nr 523740).

Wobec tej rozbieżności sądy administracyjne uznały jednolicie, że uchwała w sprawie wysokości ekwiwalentu jest aktem prawa miejscowego, nie jest aktem kierownictwa wewnętrznego i podlega obowiązkowemu ogłoszeniu  w wojewódzkim dzienniku urzędowym(zob. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 10 czerwca 2009 r., IV SA/Gl 257/09, Lex nr 553428, Wyrok WSA w Opolu z dnia 3 grudnia 2009 r., II SA/Op 380/09, Lex nr 551821; wyrok WSA we Wrocławiu z dnia 4 marca 2009 r., IV SA/Wr 33/09, opubl. Legalis).

Ogłoszenie uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu jest obowiązkiem wynikającym z ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych(tekst jednolity – Dz. U. z 2011 r., 197, poz. 1172 z późn. zm. Bez wykonania tego obowiązku uchwała nie wchodzi w życie, nie ma mocy prawnej i nie można zgodnie z prawem wypłacić ekwiwalentu. Wypłacenie ekwiwalentu na podstawie nie ogłoszonej uchwały stanowi naruszenie prawa, gdyż jak wynika z przepisów Konstytucji organy administracji publicznej działają na podstawie prawa i w granicach prawa. Kiedy uchwała nie jest ogłoszona, to ekwiwalent musiałby być wypłacony bez podstawy prawnej.

Pomimo jednoznacznego stanowiska sądów administracyjnych wciąż pojawiają się w praktyce problemy z ogłaszaniem uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu i dalej jest ona traktowana w niektórych częściach kraju jako akt kierownictwa wewnętrznego(zob. Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Warmińsko-Mazurskiego z dnia 17 września 2013 r., PN.4131.439.13, Lex nr 1371942; Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Lubuskiego z dnia 23 lipca 2013 r., NK-I.4131.200.2013.ABej, Lex nr 1342425;  Rozstrzygnięcie nadzorcze Wojewody Podlaskiego z dnia 3 czerwca 2013 r., NK-II.4131.36.2013.DM, Lex nr 1326998).

Taka praktyka jest niekorzystna dla Ochotniczych Straży Pożarnych. Może ona bowiem prowadzić do konieczności zwrotu ekwiwalentu wypłaconego bez podstawy prawnej np. na skutek kontroli Regionalnych Izb Obrachunkowych. Może także powodować konieczność ponownego przeprowadzania procedury wydania uchwały w sprawie wysokości ekwiwalentu i w efekcie odroczyć w czasie wypłacanie ekwiwalentu na rzecz strażaków.

Procedura wydania uchwały obejmuje przygotowanie jej projektu, wniesienie na sesję rady miasta, przegłosowanie, kontrolę nadzorczą wojewody, ogłoszenie w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Po upłynięciu okresu vacatio legis uchwała wchodzi w życie i staje się prawem obowiązującym. Tak wydana uchwała staje się podstawą do występowania o wypłatę ekwiwalentu.

Dopełnieniem procedury wypłaty ekwiwalentu jest wydanie zarządzenia przez wójta(burmistrza, prezydenta miasta) w sprawie wykonania uchwały, w którym ustala się m.in. wnioski o wypłatę, terminy ich składania i zasady potwierdzania udziału w działaniu ratowniczym i szkoleniu pożarniczym.