W obecnie obowiązującym  stanie prawnym do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, zwanego dalej „systemem”, mogą być włączane jednostki ochrony przeciwpożarowej(w tym OSP), zwane dalej „jednostkami”, których siły i środki są przewidziane do użycia w powiatowym lub wojewódzkim planie ratowniczym, które zostały uwzględnione w zbiorczym planie sieci podmiotów systemu oraz spełniają następujące warunki:

1) posiadają:

a) co najmniej jeden średni lub ciężki samochód ratowniczo-gaśniczy,

b) co najmniej 12 wyszkolonych ratowników,

c) skuteczny system łączności powiadamiania i alarmowania,

d) urządzenia łączności w sieci radiowej systemu na potrzeby działań ratowniczych,

2) pozostają w gotowości do podejmowania działań ratowniczych.

Do systemu może być włączona także jednostka, która jest wyposażona i której ratownicy są wyszkoleni na poziomie pozwalającym na realizację specjalistycznych czynności ratowniczych, o których mowa w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej(t. j. rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego z dnia 18 lutego 2011 r. (Dz. U. z 2011 r., Nr 46, poz. 239)), jeżeli jej działalność ma zastosowanie w warunkach przewidzianych w planie ratowniczym.

Oceny warunków włączenia dokonuje właściwy miejscowo komendant powiatowy (miejski) i komendant wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej, każdy w zakresie swojej właściwości.

Włączenie jednostki do systemu jest poprzedzone zawarciem porozumienia między właściwym miejscowo komendantem powiatowym (miejskim) Państwowej Straży Pożarnej, tą jednostką a:

1) wójtem gminy, burmistrzem lub prezydentem - w przypadku ochotniczych straży pożarnych,

2) podmiotem tworzącym jednostkę - w przypadku pozostałych jednostek ochrony przeciwpożarowej.

Porozumienie określa w szczególności:

1) deklarowaną gotowość operacyjną, w tym siły i środki jednostki przewidziane do wykorzystania w systemie,

2) zadania ratownicze przewidziane dla jednostki w ramach systemu,

3) wymaganą liczbę i wymagany poziom wyszkolenia ratowników w jednostce,

4) sposób utrzymania stanu gotowości jednostki do działań ratowniczych, w szczególności w zakresie:

a) sprawności technicznej samochodów pożarniczych i ich wyposażenia,

b) przygotowania ratowników do działań,

c) przebiegu alarmowania,

d) sposobu przekazywania informacji dotyczącej aktualnej gotowości operacyjnej lub jej czasowego obniżenia,

5) sposoby alarmowania jednostki,

6) okres obowiązywania porozumienia,

7) warunki rozwiązania porozumienia. Porozumienie zawiera się na czas określony.

Komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej przedstawia właściwemu komendantowi wojewódzkiemu Państwowej Straży Pożarnej wniosek o włączenie jednostki do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego, z którą zawarł porozumienie, wraz ze stosownym uzasadnieniem. Na wniosek właściwego komendanta wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej może włączyć jednostkę do systemu. Jednostkę włącza się do systemu na okres obowiązywania porozumienia.

Właściwy miejscowo komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej w razie stwierdzenia nieprzestrzegania przez jednostkę włączoną do systemu postanowień porozumienia wzywa tę jednostkę do przywrócenia, w wyznaczonym terminie, stanu określonego w porozumieniu.

Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej prowadzi ewidencję jednostek włączonych do systemu.

Jednostki włączone do systemu zgodnie z przepisami dotychczas obowiązującymi zachowują przynależność do systemu.

Nowe rozporządzenie wprowadziło kilka istotnych zmian w zakresie warunków włączania do systemu, podmiotów uprawnionych do oceny tych warunków, podmiotów sygnujących porozumienie o włączeniu do systemu, okresu obowiązywania porozumienia, uzasadnienia włączenia do systemu.

Za najistotniejszą zmianę należy uznać zmniejszenie wymogów w zakresie posiadanych samochodów przez jednostkę aspirującą do włączenia do systemu. W poprzednim stanie prawnym przepis wymagał aby jednostka oczekująca włączenia posiadała o najmniej dwa średnie lub ciężkie samochody pożarnicze. Obecnie aby być włączonym do systemu wystarczy aby posiadać co najmniej jeden średni lub ciężki samochód ratowniczo-gaśniczy. Taka zmiana może otworzyć drzwi do systemu wielu jednostkom OSP, które nie miały dwóch samochodów na stanie, a które od wielu lat myślały o włączeniu do KSRG. Wraz z wprowadzeniem tej zmiany, która może zaowocować znacznym zwiększeniem liczebności jednostek OSP w systemie, należało by zadbać o sukcesywne zwiększanie corocznej sumy przekazywanej przez Ministra Spraw Wewnętrznych na system KSRG, tak aby nie zmniejszył się poziom finansowania jednostek OSP dotychczas włączonych do systemu.

Komendanci wojewódzcy Państwowej Straży Pożarnej uzyskali nowe uprawnienie polegające na prawie oceniania spełniania warunków włączenia do systemu według własnej właściwości. Uprawnienia te zachowali Komendanci powiatowi (miejscy), którzy byli dotychczas jedynymi podmiotami w tym zakresie.

Ważną zmianą jest literalne sprecyzowanie w rozporządzeniu, że jedną ze stron porozumienia włączającego jednostkę OSP do KSRG jest wójt gminy, burmistrz lub prezydentem miasta. Dotychczas istniał niejasny stan prawny, który powodował rozbieżności w praktyce, a o czym pisano w prasie branżowej.

Prawodawca dodał jeden nowy element, który musi dodatkowo znaleźć się w porozumieniu, a mianowicie w zakresie sposobu utrzymania stanu gotowości jednostki do działań ratowniczych, określenie sposobu przekazywania informacji dotyczącej aktualnej gotowości operacyjnej lub jej czasowego obniżenia.

Dotychczas przepisy nie określały czy porozumienie zawiera się na czas określony czy na nieokreślony z możliwością rozwiązania. Kwestie te można było uregulować dowolnie w porozumieniu. Obecnie prawodawca sztywno wskazał, że porozumienie zawierane jest na czas określony, więc regulacja ta nie może być modyfikowana porozumieniem.

Dotychczas Komendant powiatowy PSP przedstawiał Komendantowi wojewódzkiemu wykaz zawartych porozumień, na podstawie których Komendant wojewódzki formułował wniosek o włączenie do systemu do Komendanta Głównego PSP. Obecne rozporządzenie zwalnia Komendanta powiatowego z obowiązku przedstawienia wykazu porozumień, ale obliguje go do sporządzenia wniosku o włączenie wraz z uzasadnieniem.

Nowością jest także włączanie jednostek do systemu na czas obowiązywania porozumienia. Oznacza to, że porozumienia po upływie czasu na jaki będą zawierane, będą musiały być prolongowane, ewentualnie rozwiązywane lub będą samoczynnie wygasać. Przepis ten generuje więc dla Komendanta powiatowego dodatkowy obowiązek czuwania nad pozostawaniem w mocy zawieranych nowych porozumień.