Do podmiotów, które dobrowolnie współpracują z KSRG na podstawie umowy cywilnoprawnej zalicza się m.in. Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe, Tatrzańskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe, Wodne Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe, Policję, Straż Graniczną, Lotnicze Pogotowie Ratunkowe, Aeroklub Polski, Polski Czerwony Krzyż. KSRG ma na celu ochronę życia, zdrowia, mienia lub środowiska poprzez walkę z pożarami lub innymi klęskami żywiołowymi, ratownictwo techniczne, ratownictwo chemiczne, ratownictwo ekologiczne, ratownictwo medyczne, współpracę z jednostkami systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego oraz systemem powiadamiania ratunkowego.
Nadzór nad funkcjonowaniem KSRG pełni Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, wojewoda lub starosta odpowiednio na obszarze kraju, województwa lub powiatu określają zadania KSRG, koordynują jego funkcjonowanie i kontrolują wykonywanie wynikających stąd zadań, a w sytuacjach nadzwyczajnych zagrożeń życia, zdrowia lub środowiska kierują tym systemem. Wojewoda i starosta wykonują swoje zadania przy pomocy odpowiednio wojewódzkiego i powiatowego zespołu zarządzania kryzysowego. Wójt (burmistrz, prezydent miasta) koordynuje funkcjonowanie KSRG na obszarze gminy w zakresie ustalonym przez wojewodę. Zadanie to może być wykonywane przy pomocy komendanta gminnego ochrony przeciwpożarowej, jeżeli komendant taki został zatrudniony przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), albo przy pomocy komendanta gminnego związku ochotniczych straży pożarnych.
KSRG jest zorganizowany na trzech poziomach: powiatowym, wojewódzkim, krajowym. Na poziomie powiatowym wykonuje się wszystkie podstawowe zadania systemu, związane z obszarem powiatu. Poziomy wojewódzki i krajowy spełniają rolę wspomagającą i koordynacyjną w sytuacjach wymagających użycia sił i środków spoza obszaru danego powiatu lub województwa(§ 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 grudnia 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego(Dz. U. z 1999 r., Nr 111, poz. 1311)).
Na poziomie powiatowym system tworzą następujące podmioty systemu: komenda powiatowa (miejska) Państwowej Straży Pożarnej, jednostki ochrony przeciwpożarowej mające siedzibę na obszarze powiatu włączone do KSRG( w tym jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych), powiatowy zespół zarządzania kryzysowego, włączone do KSRG inne służby, inspekcje, straże i instytucje, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, specjaliści w sprawach ratownictwa i inne podmioty, włączeni do KSRG w drodze umowy cywilnoprawnej. Na poziomie wojewódzkim system tworzą następujące podmioty systemu: komenda wojewódzka Państwowej Straży Pożarnej, wydzielone siły i środki z poziomów powiatowych stanowiące wojewódzki odwód operacyjny, ośrodki szkolenia Państwowej Straży Pożarnej, wojewódzki zespół zarządzania kryzysowego, krajowa baza sprzętu specjalistycznego Państwowej Straży Pożarnej, włączone do KSRG inne służby, inspekcje, straże i instytucje, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, specjaliści w sprawach ratownictwa i inne podmioty, włączeni do KSRG w drodze umowy cywilnoprawnej na poziomie wojewódzkim. Na poziomie krajowym system tworzą następujące podmioty systemu: Komenda Główna Państwowej Straży Pożarnej, wydzielone siły i środki z wojewódzkich odwodów operacyjnych stanowiące centralny odwód operacyjny, szkoły Państwowej Straży Pożarnej, krajowe bazy sprzętu specjalistycznego Państwowej Straży Pożarnej, jednostki badawczo-rozwojowe ochrony przeciwpożarowej, włączone do KSRG inne służby, inspekcje, straże i instytucje, o których mowa w art. 2 pkt 4 ustawy o ochronie przeciwpożarowej, specjaliści w sprawach ratownictwa i inne podmioty, włączeni do KSRG w drodze umowy cywilnoprawnej na poziomie krajowym.
Do KSRG należą jedynie takie jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych, które spełniają wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 1998 r. w sprawie zakresu, szczegółowych warunków i trybu włączania jednostek ochrony przeciwpożarowej do krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego(Dz. U. z 1998 r., Nr 121, poz. 798). Do KSRG mogą być włączane jednostki Ochotniczych Straży Pożarnych, których siły i środki przewidziane są do użycia w planach działań ratowniczych oraz jeśli posiadają: co najmniej dwa średnie lub ciężkie samochody pożarnicze, wyszkolonych ratowników w liczbie zapewniającej pełną obsadę co najmniej dwóch samochodów pożarniczych, skuteczny system łączności powiadamiania i alarmowania, urządzenia łączności w sieci radiowej systemu na potrzeby działań ratowniczych, jeśli pozostaje w stałej gotowości do podejmowania działań ratowniczych. Do KSRG może także być włączona jednostka, która nie spełnia powyższych warunków jeśli jej działalność ma zastosowanie w warunkach przewidzianych w planie działań ratowniczych. Ocenę czy dana jednostka OSP spełnia wyżej wymienione wymagania, przeprowadza komendant powiatowy(miejski) Państwowej Straży Pożarnej na którego terenie działania funkcjonuje dana jednostka OSP. Włączenie jednostki OSP do KSRG jest poprzedzone zawarciem porozumienia między komendantem powiatowym(miejskim) PSP, podmiotem tworzącym daną jednostkę OSP oraz tą jednostką. Porozumienia to określa: 1. siły i środki jednostki przewidziane do wykorzystania w systemie, 2. zadania ratownicze przewidziane dla jednostki w ramach KSRG, 3. wymaganą liczbę i poziom wyszkolenia ratowników w jednostce, 4. sposób utrzymania stanu gotowości jednostki do działań ratowniczych w szczególności w zakresie: sprawności technicznej samochodów pożarniczych i ich wyposażenia, przygotowania ratowników do działań, przebiegu alarmowania, 5. sposoby alarmowania jednostki OSP, warunki rozwiązania porozumienia. Komendant powiatowy(miejski) PSP przedstawia komendantowi wojewódzkiemu PSP, któremu podlega wykaz jednostek, z którymi zawarł porozumienia o włączeniu do KSRG. Na wniosek komendanta wojewódzkiego, Komendant Główny PSP wydaje decyzję w sprawie włączenia jednostki OSP do KSRG. W razie stwierdzenia przez komendanta powiatowego(miejskiego) nieprzestrzegania porozumienia, wzywa tę jednostkę do przywrócenia w wyznaczonym terminie, stanu określonego w porozumieniu. Rozporządzenie nie określa jakie konsekwencje, może ponieść jednostka OSP w przypadku nie zastosowania się do wezwania skierowanego do niej przez komendanta powiatowego(miejskiego). Komendant Główny PSP prowadzi ewidencję jednostek OSP włączonych do KSRG.
