Możliwość udzielania pełnomocnictw przewiduje zarówno Statut Związku OSP RP jak i Statut wzorcowy OSP(zob. D. P. Kała, Sto pytań do prawnika o Ochotnicze Straże Pożarne. Poradnik praktyczny, t. 1, s. 36, 45, 53, 60).
W zakresie udzielania pełnomocnictw zastosowanie znajdują przepisy ustawy z dnia 23kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny(Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm. – dalej jako k.c.).
Zgodnie z art. 96 k.c. pełnomocnictwo jest jednym z rodzajów przedstawicielstwa, które polega na umocowaniu do działania w cudzym imieniu i opiera się na oświadczeniu reprezentowanego. W przypadku udzielania pełnomocnictwa mówi się o mocodawcy i pełnomocniku. Mocodawcą(reprezentowanym) jest ta osoba, która udziela pełnomocnictwa. Pełnomocnik to z kolei osoba, której udzielono pełnomocnictwa i która działa w imieniu mocodawcy. W interesującym nas przypadku mocodawcą może być np. Prezes OSP, a pełnomocnikiem członek zarządu OSP, członek OSP lub inne osoby.
Z pełnomocnictwem nierozerwalnie wiąże się zakres umocowania, który wyznacza zakres możliwego działania pełnomocnika. Zakres tego umocowania zależny jest od mocodawcy. W nauce prawa uznaje się, że nie można udzielić pełnomocnictwa do dokonywania wszelkich czynności prawnych. Gdyby ktoś udzielił takiego pełnomocnictwa, to jego czynności prawna będzie bezwzględnie nieważna. Ze względu na zakres umocowania wyróżnia się cztery podstawowe rodzaje pełnomocnictwa: 1. pełnomocnictwo ogólne, 2. pełnomocnictwo do czynności prawnych określonego rodzaju (pełnomocnictwo rodzajowe), 3. pełnomocnictwo do poszczególnej czynności prawnej (pełnomocnictwo szczególne), 4. prokura(por. M. Pazdan, Z. Radwański, Prawo cywilne – część ogólna, w: System Prawa Prywatnego, t. 2, red. Z. Radwański, Warszawa 2008, s. 489 – dalej jako M. Pazdan, Z. Radwański, Prawo…).
Pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu(art. 98 zd. 1 k.c.). Kluczowe znaczenie ma w przypadku pełnomocnictwa ogólnego określenie czym są czynności zwykłego zarządu. W Kodeksie cywilnym ustawodawca posługuje się tym pojęciem kilkukrotnie(np. art. 199, 201, 203, 395), ale nie podaje jego definicji(zob. W. Robaczyński, Komentarz do art.98 Kodeksu cywilnego, w: Kodeks cywilny. Część ogólna. Komentarz, red. M. Pyziak – Szafnicka, Lex 2009 uw. nr 1 – dalej jako W. Robaczyński, Komentarz….). W nauce prawa uznaje się, że niecelowe i nie możliwe jest jednoznaczne określenie czynności wchodzących w zakres zwykłego zarządu. Wynika to z faktu, że różne są przedmioty zarządu i w związku z tym katalog tych czynności należy formułować indywidualnie dla każdego przypadku(por. M. Pazdan, Z. Radwański, Prawo…, s. 490). Pewną wskazówkę może stanowić tutaj dawny art. 95 Kodeksu zobowiązań, który określał jakie czynności nie mieszczą się w zakresie czynności zwykłego zarządu: umocowanie do zbywania i obciążania nieruchomości, zaciągania pożyczek i zobowiązań wekslowych, czynienia darowizn, przyjmowania lub zrzekania się spadków, zawierania ugód, wytaczania powództw, czynienia zapisów na sąd polubowny(por. M. Pazdan, Z. Radwański, Prawo…, s. 490). Z pomocą przychodzi orzecznictwo sądów, które w konkretnych przypadkach określa, które czynności mieszczą się lub nie mieszczą w katalogu czynności zwykłego zarządu. „Zapis na sąd polubowny jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu”(Postanowienie Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 3 marca 2010 r., V Acz 132/10, LEX nr 1120406). „Wystąpienie z "ważnych powodów" ze spółki cywilnej (art. 869 § 2 k.c.) jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu”(Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 28 października 1999 r., I ACa 628/99, Lex nr 54265).
Do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj(pełnomocnictwo rodzajowe), chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności(art. 98 zd. 2 k.c.). Pełnomocnictwo rodzajowe udzielane jest do dokonywania czynności mieszczących się w zakresie zwykłego zarządu jak i przekraczających ten zarząd. Przy czym należy wskazać do jakiego rodzaju czynności prawnej mocodawca umocowuje pełnomocnika i jaki jest jej przedmiot. W pełnomocnictwie tym można wskazać jednocześnie kilka czynności, które może dokonać pełnomocnik. Można także wskazać kilka czynności, z których pełnomocnik może wybrać najwłaściwszą w danych okolicznościach(por. M. Pazdan, Z. Radwański, Prawo…, s. 491; W. Robaczyński, Komentarz do art. 98…, uw. nr 8; wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 1998 r., II CKN 866/97, OSNC 1999, nr 3, poz. 66). Prezes OSP może udzielić pełnomocnictwa rodzajowego np. do zwierania umów np. najmu, rachunku bankowego, sprzedaży-kupna, przeprowadzenia danych spraw administracyjnych itd.
Pełnomocnictwo szczególne obejmuje umocowanie do dokonania konkretnie oznaczonej czynności prawnej. Może to być kilka czynności, ale ich liczba musi być oznaczona, gdyż w innym przypadku będzie to pełnomocnictwo rodzajowe(W. Robaczyński, Komentarz do art. 98…, uw. nr 9). Prezes OSP może więc udzielić pełnomocnictwa szczególnego np. do kupna konkretnego samochodu dla straży, zawarcia umowy pożyczki z konkretnym podmiotem itd.
Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa(art. 1091 § 1 k.c.).
Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Jeżeli więc czynność prawna wymaga formy aktu notarialnego(np. przenoszenie własności nieruchomości) to również pełnomocnictwo powinno być udzielone w formie aktu notarialnego.
Pełnomocnictwo może być w każdym czasie odwołane, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania pełnomocnictwa z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Umocowanie wygasa ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika, chyba że w pełnomocnictwie inaczej zastrzeżono z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa(art. 101 k.c.)
Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu. Wygaśnięcie umocowania powinno być na odpisie zaznaczone.
Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
Pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Jeżeli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.
