Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie(t.j. – Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm. – dalej jako u.p.p.w.) koszty funkcjonowania rady związane z obsługą, przeprowadzaniem badań i opracowywaniem ekspertyz, a także z uczestnictwem w jej posiedzeniach ekspertów, członków rady i osób niebędących jej członkami, pokrywa się z części budżetu, której dysponentem jest Minister Pracy i Polityki Społecznej, zwany dalej ministrem przy którym działa rada. Za udział w pracach Rady przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy.

Pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika będącego członkiem rady od pracy w celu wzięcia udziału w posiedzeniach rady. Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, pokrywanego z części budżetu, której dysponentem jest Minister Pracy i Polityki Społecznej.

            Na podstawie art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał rozporządzenie z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej(Dz.  U. z 2013 r., poz. 167 – dalej jako rozporządzenie).

            Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej „podróżą krajową”,

2) poza granicami kraju, zwanej dalej „podróżą zagraniczną”.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przy czym wszystkie te świadczenia, które przysługują pracownikom państwowej lub samorządowej sfery budżetowej nie przysługują członkom rady. Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie jednoznacznie i literalnie ustala, że członkom rady przysługują diety oraz zwrot kosztów podróży. Oznacza to, że członkom rady w świetle rozporządzenia będą przysługiwały jedynie:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

            Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa minister. Członkowi rady przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez członka rady ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

            Na wniosek członka rady minister może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością ministra.

            W przypadkach podróżowania środkiem komunikacji niebędącym własnością ministra, członkowi rady przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez ministra, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

            Członkowi rady, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez ministra, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

            Członek rady dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do rozliczenia kosztów podróży członek rady załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, członek składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach członek rady składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

            Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa minister. Minister może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego członka rady.

            Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania związanego z uczestnictwem w radzie w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,

2) jeżeli członkowi rady zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety,

2) obiad - 50% diety,

3) kolacja - 25% diety. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwoty diety zmniejsza się tak jak w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia.

            Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej członkowi rady przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli członek rady nie ponosi kosztów dojazdów. Wypłacania ryczałtu nie stosuje się, jeżeli na wniosek członka rady minister wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Na wniosek członka rady minister przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

            Rozporządzenie określa także zagadnienia diet i zwrotu kosztów podróży za podróże zagraniczne, ale one są wyjątkowo rzadko stosowane w odniesieniu do członków rady.

            Zgodnie z art. 41b ust. 7 u.p.p.w.  zarząd województwa pokrywa koszty przejazdów członków rady wojewódzkiej na takich samych zasadach jak dla członków rady przy ministrze. Członkom tych rad nie przysługują diety. Natomiast członkom rad gminnych i powiatowych nie przysługują ani diety ani zwroty kosztów podróży.